Meer

Inhoud

§ Bedrijfsvoering

Deze paragraaf omvat de visie op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Omdat bedrijfsvoering tot de verantwoordelijkheid van het college behoort en veelal opgedragen is aan de ambtelijke organisatie, beperkt deze paragraaf zich tot de hoofdlijnen.

Beleidskader

De verplichte paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De gemeente Heerde probeert om, binnen de mogelijkheden van een kleine gemeente, de meest recente inzichten en werkwijzen op het gebied van planning & control, personeelsbeleid en informatievoorziening te volgen.

Brand gemeentekantoor

Op vrijdagavond 16 september 2016 heeft er een brand gewoed in de frontoffice van het gemeentekantoor. De schade aan de frontoffice was groot, waardoor deze volledig gestript moest worden en opnieuw opgebouwd. De dienstverlening is binnen enkele dagen opgestart in tijdelijk geplaatste units. Daarnaast was er in de overige vertrekken in het gebouw sprake van rook- en roetschade, waardoor het gemeentekantoor drie weken niet betrokken kon worden door het ambtelijk personeel. De werkzaamheden hebben echter doorgang kunnen vinden door middel van telewerken en het werken vanaf alternatieve kantoorruimten. Op 20 maart 2017 is de frontoffice weer in gebruik genomen. De lijn is dat de gemaakte kosten worden vergoed door de verzekeraar.

Planning & Control

De belangrijkste verandering t.a.v. de Planning & Control is de implementatie van Pepperflow in 2015. Dit webbased pakket wordt niet alleen gebruikt voor het opstellen van de geijkte P&C instrumentaria (begroting, rekening en rapportages) maar is een totaaloplossing voor het monitoren van alle binnen de gemeente Heerde lopende processen. In 2016 is verder gewerkt aan het optimaler inrichten, ontwikkelen en promoten van dit pakket dat in de toekomst ook steeds meer voor de burger zal worden ontsloten. Een eerste stap is gezet door het online zetten van de begroting voor 2017.

Personeelsbeleid

Ten aanzien van personeelsbeleid is op hoofdlijn het programma “Investors In People” gevolgd. De inzet was gericht op het aantrekken van jong talent en inzet op opleiden, binden en boeien van mensen. In 2016 is verder inhoud gegeven aan de borging van het Heerder Nieuwe Werken, een manier van werken die aansluit bij het kantoorconcept. Daarnaast heeft 2016 voor een belangrijk deel in het teken gestaan van de  organisatieontwikkeling. Uitgangspunt hierbij is dat de gaan naar een omgevingsbewuste en ondernemende organisatie. Op 1 juni 2017 zal de kanteling naar de nieuwe organisatievorm plaatsvinden.

Informatievoorziening

Op verschillende plaatsen in de organisatie wordt informatie bewerkt en beheerd. Dat kunnen wettelijke basisregistraties zijn maar ook andere gegevenssets zijn van belang voor de organisatie om goed hun werk te kunnen doen. De inzet is steeds gericht op optimale dienstverlening aan de burger.

 

Om de online dienstverlening verder te verbeteren is begin 2016 een nieuwe website gelanceerd. De nieuwe website, met de focus op de zogenaamde toptaken, heeft niet alleen een nieuwe vormgeving en inrichting, maar is ook sneller en de belangrijkste informatie is beter vindbaar en in heldere taal geschreven.

Daarnaast zijn er in 2016 nieuwe online aanvraagformulieren op de website geplaatst.  Er zijn totaal zo’n 40 producten online aan te vragen. Het aantal online aanvragen is (mede door bovenstaande ontwikkelingen) ook flink toegenomen. In 2016 zijn zo’n 1.450 online aanvragen gedaan, tegenover 850 in 2015.

 

In 2016 is er ook een start gemaakt met een nieuwe website voor Zorgvraag Heerde.nl. Deze website wordt in eigen beheer ontwikkeld, als subdomein van www.heerde.nl. De nieuwe website sluit aan bij de indeling, inrichting van www.heerde.nl. Hierdoor is informatie toegankelijker en beter te vinden.

 

Een belangrijke doelstelling is om informatie eenmalig en eenduidig te verwerken en te beheren. Op landelijk niveau is er een stelsel van basisregistraties ingevoerd. Voor elke basisregistratie is een bronhouder aangewezen. Ook de gemeente is bronhouder van enkele basisregistraties.

 

In de BAG, de Basisregistratie Adressen en Gebouwen, beheert de gemeente de gegevens van de gebouwen én de adressen binnen de gemeentegrens. In 2016 is de BAG gekoppeld aan de WOZ, de Wet Onroerende Zaken. Mutaties in de BAG worden automatisch doorgegeven aan de WOZ. Zo maken we intern gebruik van onze eigen basisregistraties.

 

In 2016 is er gewerkt aan het opbouwen van de BGT, de Basisregistratie Grootschalige Topografie. Dit is een vlakgerichte kaart van het grondgebied van Nederland. De gemeente is verantwoordelijk voor de registratie van de kaartvlakken binnen haar gemeentegrens, daar waar dat niet van de overige bronbeheerders is. De oplevering van de BGT is voorzien in het eerste kwartaal 2017.

 

Ook is er een start gemaakt met de kaders voor de nieuwe basisregistratie NHR, het Nationaal Handels Register. De gemeente sluit in 2017 aan op het berichtenverkeer van de Kamer van Koophandel.

Interne beheersing

Voortgang / beleidsontwikkeling

Interne beheersing
De gemeente Heerde streeft een zelfcontrolerende organisatie na, waarbij zij voortdurend aandacht schenkt aan het verbeteren van haar procesinrichting en haar sturende en beheersende taken. Vanzelfsprekend pakt zij de aanbevelingen die zij ontvangt van haar accountant op door gericht deze aanbevelingen uit te zetten en te monitoren op welke wijze de organisatie deze aanbevelingen afweegt, oppakt en implementeert. Twee keer per jaar beoordeelt en rapporteert de Control-functie over de mate waarop de organisatie opvolging heeft gegeven aan de aan haar opgelegde aanbevelingen. Verantwoording over de mate waarop de organisatie opvolging geeft aan de opgelegde aanbevelingen door de accountant vindt in deze paragraaf plaats (verantwoording vindt plaats in de najaarsnota en de jaarstukken).

Risicogebieden
In de onderstaande tabel is zichtbaar binnen welk risicogebied/proces verbeteringen zijn doorgevoerd en binnen welke processen nog procesverbeteringen te realiseren zijn. Aansluitend op de tabel is een toelichting opgenomen op de ontwikkelingen binnen de aangewezen risicogebieden.

De jaarrekeningcontrole 2015 heeft geleidt tot zes nieuwe aanbevelingen. Deze is in de najaarsnota 2016 toegevoegd in de onderstaande tabel. In de navolgende tabel zijn alle onderhanden aanbevelingen opgenomen.

 

 

Decentralisatie rijkstaken
Met ingang van 1 januari 2015 zijn de Jeugdwet 2015, de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Participatiewet 2015 in werking getreden. Gemeenten zijn per deze datum verantwoordelijk voor de uitvoering van deze wetten.

De eerste verantwoording over het sociaal domein heeft in de jaarrekening 2015 plaatsgevonden. Uit deze verantwoording en de bijbehorende jaarrekeningcontrole bleek dat er zich materiele onzekerheden bevonden binnen het Jeugd-domein en op onderdelen binnen het Wmo-domein. Uw college heeft maatregelen getroffen om deze onzekerheden in 2016 zoveel als mogelijk te beperken. Zoals echter gemeld in de paragraaf Interne Beheersing bij de jaarstukken 2015 blijven er niet (door ons) beïnvloedbare onzekerheden resteren in de jaarrekening 2016 die hun effect hebben op de controleverklaring 2016 (waaronder de PGB bedragen, verantwoord door de SVB).

Zoals gemeld in de najaarsnota 2016 is in 2016 ingezet op procesverbetering, het in beeld brengen van de financiële verplichtingen jeugd en het inregelen van de koppeling met het Gegevensknooppunt. Daarnaast zijn er in het najaar van 2016 rapportages in onze administratie gebouwd om meer zicht te krijgen op de ontwikkelingen binnen de verschillende stromen (jeugd, Wmo en participatie; zowel werk als inkomen). Dit geeft u de mogelijkheid om de komende jaren trends inzichtelijk te maken, analyses uit te voeren en maatregelen te treffen om bij te sturen. Als bijlage bij deze jaarstukken ontvangt u monitoringsinformatie, voortkomend uit voornoemde rapportages. De historie is echter nog te kort om trendanalyse toe te passen.

Tezamen met de regio krijgen wij steeds meer zicht op de gemeenlijk overschrijdende processen en worden verantwoordelijkheden hierop afgestemd. Zo is er een gezamenlijke aanpak voor het verwerken van de productieverantwoordingen Wmo en Jeugd en worden zorgaanbieders centraal begeleid en aangesproken op door te voeren procesverbeteringen en wordt gezamenlijk gezocht naar oplossingen voor gezamenlijke knelpunten en aandachtspunten, m.n. in het financieel verantwoordingsproces.

Voor 2017 wordt ingezet op het verbeteren van de toets op de prestatielevering, momenteel de belangrijkste oorzaak voor de onzekerheden in de jaarrekening. Voor deze toets op de prestatielevering ontwikkelen wij kwalitatieve toetsmethoden waardoor wij als gemeente zicht krijgen op de kwaliteit van de door de zorgaanbieder geleverde prestatie aan de cliënt. Naast de reeds gebruikelijke toetsmethoden (klanttevredenheidsonderzoeken, klachtenregistraties), zullen we de toets op de prestatielevering zoveel mogelijk verwerken in het reguliere proces. Onder andere door hier aandacht aan te besteden bij herindicaties. Daarnaast zullen wij deze toetsmethoden zo nodig toevoegen aan de reeds gemaakte contractafspraken voor 2017 en de nieuw af te sluiten contracten voor de komende jaren.

Planning & Control
Met ingang van 1 januari 2016 is de gemeente VPB-plichtig. In het voorjaar van 2017 heeft er een overleg met de belastingdienst plaatsgevonden inzake de voortgang inventarisatie VPB plichtige activiteiten. Deze inventarisatie is door ons uitgevoerd, waarbij een splitsing is gemaakt tussen de ‘normale’ activiteiten en de activiteiten ‘grondexploitatie’. De uitkomsten zijn vastgelegd in het grondslagendocument. Vooralsnog is de uitkomst dat wij met de ‘normale’ activiteiten’ niet door de ondernemerspoort gaan. De Quick scan over de grondexploitatie geeft aan dat wij wel door de poort gaan van de Vennootschapsbelasting. De volgende stap betreft hier het maken van de openingsbalans en het bepalen van een eventuele winst. Hiervoor zijn wij in gesprek met een externe deskundige. Voorlopig is de verwachting dat er geen sprake is van winst, een nadere onderbouwing moet nog worden gemaakt. Als gevolg hiervan is er geen VPB-last meegenomen in de jaarrekening 2016.

Verbonden Partijen/H2O
Het bedrijventerrein Hattemerbroek B.V. is als risico in beeld binnen de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheer (begroting en jaarstukken). Sturing op H2O vindt o.a. plaats door de regiegroep, de AVA en de RvC. Beoordeling van de grondexploitatie van de BV maakt onderdeel uit van de accountantscontrole binnen de B.V. en de accountantscontrole binnen de deelnemende gemeenten. Het proces is zodanig ingericht dat het voldoende waarborgen biedt voor een objectieve waardebepaling van de waarde van het bedrijventerrein H2O (inclusief herijking verliesvoorziening).

Per 17 mei 2016 is de heer Piet Tulner benoemd als nieuwe directeur van het bedrijvenpark H2O. Met de toetreding van de onafhankelijke commissarissen per 1 januari 2016 is weer een belangrijke stap genomen in de stevige invulling van de governancerol.

Ultimo 2016 zijn ontwerpbestemmingsplannen ter inzage gelegd. Er zijn in totaal 21 zienswijzen ingediend, waarvan er 12 betrekking hebben op het Oldebroekse plandeel en 16 op het Hattemse plandeel. Alle ingediende zienswijzen worden op dit moment verwerkt in een zogenoemde reactienota.

Samenwerking H2O
De gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek werken op een aantal beleids- en uitvoeringsterreinen samen (waaronder de iDienst en de uitkeringsadministratie). De gemeenten hadden de wens om de samenwerking met de iDienst te formaliseren met als redenen:
• Het opheffen van onduidelijkheden in de bestaande afspraken en (vooral juridische) belemmeringen in de huidige vormgeving van de samenwerking. Deze belemmeringen komen voort vanuit de governance, de fiscaliteit en het aanbestedingsrecht;
• Het verder professionaliseren van de i-Dienst waarbij zakelijke verhoudingen worden gehanteerd;
• Onze medewerkers duidelijkheid te geven over hun positie, werkzekerheid en rechtspositie.

De raad heeft op 8 mei j.l. het besluit genomen om het college toestemming te verlenen om te besluiten tot deelname in de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O. Met het aannemen van een motie heeft zij het college verzocht de GR in te laten gaan per 1 januari 2018. Het college pakt dit op door het te bespreken met de colleges van Hattem en Oldebroek.

Openstaande aanbevelingen
Een overzicht van de openstaande aanbevelingen is in onderstaande tabel opgenomen.